13 jun 11-Stappenplan voor een geslaagd evenement
Wil je zelf je eigen evenement organiseren? Met mijn onderstaande tips weet je zeker dat je goed bent voorbereid.
Stap 1. Doelstelling
Een evenement is geen doel op zichzelf maar een middel dat wordt ingezet om een of meerdere doelstellingen te halen. De doelstelling is dus het belangrijkste uitganspunt voor de invulling van je evenement. Doelstellingen kunnen bijvoorbeeld zijn; je boodschap of presentatie onvergetelijk maken, netwerkmogelijkheden bieden, enthousiasmeren/informeren over je product, imago versterken of werven van nieuwe klanten. Je evenement begint dus bij het vaststellen van de doelstelling(en).
Stap 2. Doelgroep
Je evenement organiseert je voor een groep mensen, bijvoorbeeld; je klanten, je zakenrelaties, de pers of je personeel. Zij zijn de doelgroep en iedere doelgroep heeft een andere manier van aanpak nodig. Het is belangrijk om vanuit de doelgroep te denken, wat leeft er bij hen, wat spreekt hen aan en hoe kan uw boodschap het beste bij hen overgebracht worden. Het is goed mogelijk om niet één doelgroep maar meerdere doelgroepen tegelijkertijd te hebben, of een brede doelgroep onder te verdelen in meerdere specifiekere doelgroepen.
Stap 3. Budget
De kosten van een evenement kunnen al vlug oplopen, daarom is het belangrijk dat je van te voren het budget vaststelt. Vanuit het budget kunnen er dan keuzes gemaakt worden voor de verdere invulling van je evenement. Houd met het bepalen van het budget rekening met de vaste kosten (zoals de locatie, entertainment en inhuur van personeel) en de variabele kosten (zoals de catering, goodiebags en garderobe). De variabele kosten zijn afhankelijk van het aantal gasten dat komt, afhankelijk van je situatie kan het aantal gasten dat werkelijk komt opdagen onzeker zijn. Houd ook met het bepalen van het budget rekening met 10% onvoorziene kosten.
Stap 4. Datum en Tijd
De datum en het tijdstip kunnen sterk van invloed zijn op het succes van je evenement. Welke dag en welk tijdstip voor jou het beste is, is afhankelijk van je situatie. Maandagen zijn bijvoorbeeld in zijn algemeenheid geen goede keuze voor zakelijke evenementen. Behalve wanneer je doelgroep in de detailhandel werkt, dan is maandag juist een geschikte dag. Maar houd rekening met meer dan alleen de werkdagen, ook bijvoorbeeld sportevenementen zoals de Champions Leage of Tour de France kunnen voor mensen reden zijn om niet naar je evenement te komen, probeer deze dagen dus te mijden. Wanneer je een geschikte dag hebt gevonden, Google deze dag dan om te zien of er op dat moment misschien gebeurtenissen zijn die van invloed kunnen zijn.
Stap 5. Locatie
Bij de keuze van de locatie zijn de belangrijkste criteria de ligging, bereikbaarheid, capaciteit, faciliteiten, parkeergelegenheid en de prijs. Ken je een locatie nog niet dan loont het zeker de moeite om ter plaatse de locatie met eigen ogen te bezichtigen alvorens je definitief voor een locatie kiest.
Stap 6. Programma
Het programma van je evenement hangt natuurlijk sterk samen met je doelstelling(en) en je doelgroep. Let met het samenstellen van het programma er op dat er genoeg tijd is voor de verschillende onderdelen, maar ook dat onderdelen niet te lang duren. Zeker met presentaties wordt het erg lastig om de aandacht goed vast te blijven houden wanneer de tijd verstrijkt. Is je boodschap toch meer omvattend dan je tijd hebt, dan kun je altijd nog aanvullende of resterende informatie achteraf meegeven in bijvoorbeeld een goodiebag.
Stap 7. Catering
Op vrijwel ieder evenement hoort ook een hapje en een drankje, je wilt natuurlijk goed voor je gasten zorgen. Ook met de catering kun je het zo gek maken als je zelf wil. Houd bij de keuze van de catering rekening met; op welke momenten in het programma is een hapje en/of drankje op zijn plaats, welke behoefte zou de doelgroep hebben qua catering en wat is je budget voor de catering. Vaak kun je gebruik maken van de cateringservice van de locatie, maar je kunt ook gebruik maken van externe catering.
Stap 8. Aankleding en uitstraling
De kracht van een evenement is dat de bezoeker je merk of onderneming echt kan beleven met al zijn/haar zintuigen, door deze belevenis blijft je boodschap veel beter en langer hangen bij je doelgroep. De aankleding en uitstraling zijn hierbij van essentieel belang, denk hierbij aan het gebruik van je huisstijlkleuren, persoonlijk ontvangst aan de deur, hostessen die mensen begeleiden naar hun plaats en zelfs ook geuren die kunnen worden ingezet om een unieke belevenis te creëren. Bij de keuze in de aankleding zijn de doelstelling, de doelgroep, je boodschap en budget leidend. Maar vaak zit het verschil in de juiste uitstraling en sfeer hem juist in de kleine dingen, zoals bloemen op tafel, prettige verlichting maar ook de juiste muziekkeuze.
Stap 9. Uitnodiging
Een effectieve uitnodiging is meer dan alleen een e-mail of brief, een effectieve uitnodiging moet je doelgroep ervan overtuigen om naar jouw evenement te komen. Je doelgroep moet vooral de meerwaarde van hun komst naar je evenement inzien, maar ook het entertainment kan overtuigen om naar je evenement te komen. Daarbij is het ook erg belangrijk dat het aanmeldproces soepel verloopt, dit kan bijvoorbeeld eenvoudig via je website. Zorg er ook voor dat je gasten een bevestiging van het aanmelden en voortijdig nog een herinnering van je evenement via de mail ontvangen.
10. Draaiboek
Het draaiboek is van essentieel belang om je evenement soepel te laten verlopen. In het draaiboek wordt precies uitgeschreven wat er op welk moment moet gebeuren en wie waar verantwoordelijk voor is. Op deze manier weet iedere betrokkenen wat zijn/haar taken en verantwoordelijkheden zijn. Ook is aan de hand van het draaiboek te zien of echt alle taken ingevuld en afgedekt zijn. Verstandig is het om één hoofdverantwoordelijke aan te wijzen, bij wijzigingen of bijzonderheden is er dan één iemand die snel beslissingen kan nemen.
11. Nazorg en evaluatie
Veel mensen vergeten goede nazorg terwijl dit juist heel veel effect kan hebben op een nog positievere ervaring van uw gasten. Juist door een bedankje mee te geven verhoog je de waardering van je evenement bij je gasten. Ook het na afloop beschikbaar maken aan je gasten van bijvoorbeeld foto’s en video’s van je evenement zorgt ervoor dat zij weer herinnert worden aan jou. Vergeet daarbij ook niet om het evenement te evalueren, wat ging er fout, wat ging er goed en wat kan er een volgende keer anders. De mening van je gasten zelf is in de evaluatie ook erg belangrijk, je doet er daarom goed aan om hen een evaluatieformulier toe te zenden.
Geen reactie's